Molti di noi lavorano ormai quasi costantemente in remoto, molti per la prima volta, e le riunioni tramite teleconferenze, webinar e chat video stanno diventando la norma.

Che tu stia parlando con 10 o 1.000 persone, occorre perfezionare i propri contenuti e adattare la loro esposizione specificamente per le presentazioni virtuali. Per aiutarvi, ecco 10 best practice per una comunicazione efficace quando nessuno si trova nella stessa location:

1. Sii sincero. Pensa alla tua presentazione come a una conversazione: è importante che tu sia autentico e trasparente. È estremamente difficile mantenere l’attenzione delle persone se sembra che tu stia leggendo una sceneggiatura o semplicemente stai leggendo le battute. Sii sincero e parla con spontaneità.

2. Conduci con empatia. Mettiti nei panni del tuo pubblico. Le persone si sentono spesso ansiose e insicure. Affronta prima queste preoccupazioni e chiarisci che le persone contano.

3. Meno è meglio. Non sovraccaricare il pubblico con tutte le informazioni che hai. Limitati a ciò che i tuoi dipendenti e clienti hanno maggiormente bisogno di sapere.

4. Rendilo uno sport di squadra. Assegna ruoli ai colleghi in modo che nessuno parli per più di 10 minuti. Dai a ciascuno un’introduzione avvincente e mostra la loro foto se non stai usando il video. Affermare e sostenere i commenti degli altri per instillare una dinamica di squadra e per facilitare un dialogo migliore. Prova in anticipo in modo che tutti i relatori conoscano i contenuti di ogni relatore e le transizioni siano fluide.

5. Aumenta la tua energia. Assicurati di parlare chiaramente e ad alta voce. Alzarsi in piedi ti aiuterà a proiettare la tua voce in modo più efficace.  Esporre con passione, emozione ed energia ti aiuterà a catturare e mantenere l’attenzione.

6. Sollecita l’interazione. Sollecita in anticipo le domande del pubblico. Durante la presentazione, poni domande e chiedi commenti dopo ogni segmento. Non aspettare sempre la fine per dire: “Domande?”

7. Essere pronti a interruzioni impreviste. Partner, figli, coinquilini o amici pelosi possono fare apparizioni inaspettate durante la presentazione. Seguire la corrente: se succede, prenditi un momento e presenta la stella a sorpresa. Riconoscere che questo non è un normale ambiente di lavoro può aggiungere un momento (tanto necessario) di umanità e umorismo.

8. Mostrati al meglio. Posiziona la fotocamera a livello del viso relativamente vicino a te, ma non troppo vicino. Usa un supporto o una pila di libri per la fotocamera del tuo laptop. Guarda direttamente la telecamera mentre parli; i tuoi partecipanti si sentiranno più coinvolti nella conversazione. Assicurati di essere in un’area ben illuminata. Non dovrebbe esserci nulla di distraente in sottofondo. L’abbigliamento casual elegante e professionale è il più appropriato. Evita colori sgargianti, le persone si concentreranno su quello che dici.

9. Controlla la tecnologia. Chiedi alle persone di accedere alla riunione almeno 10 minuti prima dell’inizio per dare loro l’opportunità di testare la propria attrezzatura e il proprio suono e fornire un numero da chiamare in caso di problemi di connessione. Assicurati di avere un buon microfono.

10. Avere tre messaggi chiave. Aiuta il tuo pubblico a capire il punto cruciale del tuo discorso. Sii esplicito e chiaro dicendo qualcosa del tipo: “Ecco le tre cose che dovresti ricordare della sessione di oggi”. Quindi, cerca di concludere con una considerazione stimolante e positiva.

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Una nuova ricerca Quorum PR e Arlington Research su un panel globale di 13.000 consumatori, nella maggior parte dei casi europei, ha rilevato che circa un terzo (31%) ritiene che le aziende che non hanno comunicato durante la pandemia abbiano problemi di tipo economico o finanziario, ed è meno incline ad acquistare i loro prodotti. La percentuale sale al 39% in Italia e Spagna.

Un altro problema è quello della mancanza di comunicazione da parte del proprio datore di lavoro, che si traduce in una percezione di insicurezza per il proprio impiego. Questo è vero in particolare per gli uomini (34%) e per coloro che vivono nelle città (35%) anche se è tradizionalmente più facile trovare lavoro nelle aree urbane che in quelle rurali, dove la percezione di insicurezza scende al 26%.
I paesi dove la preoccupazione è più alta sono Giappone (37%), Stati Uniti (35%), Regno Unito e Romania (34%), seguiti da Belgio, Francia e Spagna con il 33%. La generazione Z è il gruppo che risente maggiormente della mancanza di comunicazione (37%), seguita dai baby boomer con il 24%.

“Senza una precisa strategia di comunicazione, il rischio è che i consumatori sviluppino le proprie conclusioni, che potrebbero essere completamente sbagliate” commenta Paul Stallard, MD di Arlington Research. “ Infatti, l’azienda può anche essere in grado di resistere alla tempesta, ma se questa informazione non viene trasferita al mercato, i clienti potrebbero decidere di non ordinare i suoi prodotti per non correre rischi rispetto all’eventuale impossibilità che questi vengano consegnati. Per questo motivo, per ristabilire la fiducia nelle aziende è indispensabile che i dipendenti siano informati di tutte le novità e delle prospettive per il futuro”.

Per quanto riguarda i contenuti, il 46% degli intervistati ha aumentato il consumo durante il lockdown, grazie alla mole di tempo trascorso a casa. La percentuale è più alta tra gli abitanti delle città (51%, contro il 38% delle aree rurali). Per quanto riguarda i Paesi, l’aumento del consumo è stato del 57% in Portogallo, del 55% in Spagna, del 51% in Italia, e del 50% negli Stati Uniti.

La ricerca ha rilevato anche le preferenze dei consumatori in termini di contenuti, con quasi la metà degli intervistati (47%) concordi nel richiedere una maggiore quantità di notizie su temi diversi dalla pandemia. I Paesi più affamati di altre notizie sono Ungheria (62%), Regno Unito e Austria (56%), Germania (53%), e Stati Uniti (47%).
Inoltre, i clienti hanno indicato quale tipo di comunicazione preferiscono da parte delle aziende, con oltre un terzo (35%) che ha affermato di voler premiare quelle che hanno trasmesso messaggi positivi. Anche in questo caso, la percentuale è più alta tra gli abitanti delle città (39%), e tra quelli di Paesi come gli Stati Uniti (45%), Regno Unito (41%), e Spagna e Portogallo (40%).

“I consumatori vogliono notizie, e sono affamati di messaggi positivi. La maggioranza degli intervistati ha confermato che la comunicazione delle aziende è determinante per decidere da quali acquistare in futuro”, conclude Paul Stallard.

I risultati della ricerca sono raccolti in un PDF dal titolo “Don’t stop, the future is now” (non fermatevi, il futuro è oggi) che può essere scaricato sui sotto, insieme ai dati globali e a quelli specifici per l’Italia.

La ricerca (PDF)

I dati (XLS)